Lösch- und Aufbewahrungskonzept

Enthaltene Daten: Name, Telefonnummer, Geburtsdatum, Patiententyp, Anliegen, Kategorie, Priorität, Zusammenfassung, Status und Zeitinformationen.

Standardfrist: automatische Löschung spätestens 90 Tage nach Erfassung.

Frühere Löschung: jederzeit durch berechtigte Praxisbenutzer möglich.

DentalCall AI speichert keine vollständigen Audiodateien.

Audio darf auch bei Twilio und ElevenLabs nicht versehentlich über Aufnahmefunktionen dauerhaft gespeichert werden.

Technische Fehlerdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich ist.

Keine unnötigen Gesundheitsdaten in Fehlerprotokollen speichern.

Löschung grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss der Anfrage.

Deaktivierung nach Vertragsende. Löschung oder Anonymisierung nach Ablauf einer angemessenen Export- und Übergangsfrist, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Speicherung entsprechend den jeweils geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Gelöschte Daten können bis zum Ablauf des regulären Backup-Zyklus in Sicherungen enthalten sein.

Backups dürfen ausschließlich zur Wiederherstellung nach technischen Störungen verwendet werden und nicht zur normalen Weiterverarbeitung bereits gelöschter Daten.

Vor endgültiger Löschung soll die Praxis eine angemessene Möglichkeit zum Export ihrer Daten erhalten.

Vorgesehen ist ein sicherer automatischer Löschjob für Patientendaten nach 90 Tagen. Der Job muss:

• nur Datensätze löschen, deren Frist abgelaufen ist,
• die jeweilige Praxiszuordnung berücksichtigen,
• Fehler protokollieren, ohne Patientendaten unnötig zu kopieren,
• und manuelle Löschungen unterstützen.